Главные правила деловой переписки

Добавьте подпись

Раньше на конверте указывали отправителя, в электронной переписке тоже не стоит этим пренебрегать, особенно, если речь идет о деловом письме.

Создайте свою подпись, где будут указаны ваши имя и фамилия, телефон, адрес сайта. Адрес сайта особенно актуален, если письмо напрямую связано с ним. Например, вы отправляете клиенту информацию, как ему оплатить заказ.

Деловой адрес

Если вы заботитесь о репутации и хотите всегда выглядеть профессионалом, создайте для деловой переписки отдельную почту. Она не должна выглядеть, как candyalex@

В идеале, в адресе почты должны быть прописаны ваша имя и/или фамилия. Если у вас есть сайт, не лишним будет после @ прописать домен. Например, anna@wfolio.ru

Забота и польза

Каждое письмо должно нести в себе заботу о читателе и пользу для него.

1. Один абзац — одна мысль;
2. Отсутствие грамматических и пунктуационных ошибок;
3. Никакой воды и лирических отступлений — только суть.

Пишите тему

Хорошо, когда приходит одно письмо в день. А, если их десятки?

Поможет тема письма — так его легко будет отыскать среди других.

Сроки

Если в письме мы ставите какую-то задачу перед читателем, обязательно обозначьте сроки.

Не стоит писать слова «скорее, срочно» — достаточно даты.

Здесь и сейчас

Пишите письма так, чтобы не приходилось для их понимания поднимать еще десяток писем.

Если есть возможность приложить фото, а не архив — так и сделайте. Это будет полезно, если читатель откроет письмо с телефона.

Еще кое-что полезное:

1. Не отправляйте письма с файлами без пояснения;
2. Одно письмо — одна четкая мысль;
3. Избегайте «доброго времени суток, доброго утра» и других подобных обращений. Используйте универсальное слово «Здравствуйте».
4. Всегда обращайтесь к собеседнику по имени. Если вы отправляете письмо массово, следите за путаницей в именах вдвойне, чтобы не сделать Петрова Ивана — Ивановым Петром.